P&G'Yİ DEĞİŞTİREN PROJELER
İki proje sadece P&G'yi değil, distribütör ve müşterilerini de değiştirdi.
P&G NASIL UYGULADI?
P&G perakendecilik sektöründe lider bir şirket. Türkiye'de yapılan teknoloji yatırımları ile dünyada da dikkatleri üstüne toplayan şirket, yatırımlarla P&G iş ortaklarını da işin içine dahil ediyor. P&G Satış Bilgi Teknolojileri Müdürü Şehnaz Agun P&G'nin misyonunun "Yenilikçi ve öncü olmak" olduğunu söylüyor. Yaptıkları teknoloji yatırımlarında da bu misyondan yola çıkarak sadece şirkete yarar sağlamayı amaçlamamışlar. Perakendecilik sektöründe distribütörlerin öneminin "Distribütörlerimizi sadece dağıtım firması olarak değil, kendi iş ortaklarımız olarak görüyoruz" diyerek altını çiziyor.
Böyle bir teknoloji altyapısına neden ihtiyaç duydunuz?
P&G tüketim ürünlerinde piyasada lider bir kuruluş ve P&G olarak bizler, tüketiciye üstün kaliteli ürünler ve hizmetler vermeye, tüketici memnuniyetini daha iyi seviyelere getirmeye çalışıyoruz. Distribütörlerimiz, işimizin büyük bir kısmını yaptığımız iş ortaklarımız. Bu projeler serisi ile amacımız, distribütörlerimiz ile aramızdaki tedarik zincirinde verimliliği artırmak, değer katmayan iş süreçlerini ortadan kaldırmaktı. Bunda da oldukça başarılı olduk.
P&G, bünyesinde iki proje geliştirdi. Bunlar CBD Planet ve Enterprise projeleriydi. Başarıyla gerçekleşen projeler önemli bir değişim yarattı. P&G Satış, Bilgi Teknolojileri Müdürü Şehnaz Agun, "Projelerden, distribütörlerimiz ve tüketicilerimizde çok şey kazandılar" diyor. Agun, P&G'nin bilgiye daha çabuk erişmesi sonucu doğru karar alma ve hızlı hareket etme yeteneklerinin yanında, operasyonel maliyetlerde tasarruf sağladığını belirtiyor.
P&G'de distribütörlerle entegrasyon projesi nasıl başladı?
P&G bünyesinde 2 önemli proje geliştirdik. Bunlar CBD Planet ve Enterprise projeleriydi. Projelerin isimlerinin ilham verici ve yenilikçi özelliğimizi yansıtmasını istedik. Proje 1995 yılında P&G'nin distribütörlük sistemine geçişi ile başladı. Bugün hala amaçladığımız yerde olmadığımızı düşünüyorum çünkü en mükemmeli yakalamaya çalışıyoruz.
Operasyonlar ve iş süreçlerini mümkün olabildiğince standartlaştırdık. Bunun için çok fonksiyonlu takımlar oluşturduk.
Distribütörlerimiz de bu takımlar içinde yer aldılar. Tedarik zincirine yönelik çözümler geliştirirken iş süreçlerimizi inceledik, yeniden tanımladık ve daha verimli çalışabilme yollarını belirledik.
Tespitler yapıldıktan sonra, distribütörlerin iş süreçlerini destekleyecek altyapılar kuruldu. Kurulan altyapılar network'ler, ortak yazılımlar, ekipmanlar ve uygun teknolojiler dahil olmak üzere ciddi bir yatırım içerisinde distribütöre taşındı. Sadece teknolojiyi kurmak ile kalmadık, yeniliklerin uygulamaya geçirilmesini de destekledik.
Projeyi kurarken nerelerde zorluk çektiniz?
En zor aşama tüm operasyonların hayata geçirilmesi oldu. En çok bu konuda zorlandık. Kültür değişimi yaşadık diyebilirim. Başarısız olduğumuz alanlar oldu. Her aşama bizim için bir tecrübe idi. Eğitime çok önem verdik ve herkesi, her birimi yenilikler konusunda eğittik. Sonuçları çok yakından takip edip, hataların ve sorunların üzerine gittik. Distribütörlerimiz bizim iş ortaklarımız, dolayısıyla sistemi kurarken onlarla yakın çalıştık. Belli standarlar oluşturulduktan sonra, tedarik zincirindeki tasarruflar daha kolay gelmeye başladı. Herkes aynı vizyona sahip olduğu için, projenin sadece bilgi alışverişi olmadığı anlaşıldı ve yaklaşım benimsendi.
"Distribütörler teknolojiye yaklaştı"
Kurulan sistemin distribütörlere ne yararı oldu?
Distribütörlere iş süreçleri standart hale getirildi ve bunlar tüm distribütörlerdeki organizasyonlara yayıldı. Dolayısıyla distribütör de organizasyonunu ve altyapısını genişletti, kuvvetlendirdi. Teknolojiye daha yakın hale geldi. Onlar da bir sınıf ve kültür atlayarak kendi işlerini daha iyi idare eder duruma geldiler. İşleri üzerindeki kontrolleri arttı. Sistemlerin getirdiği düzen onların işlerine de yansıdı.
Tedarik zincirine ne katkısı oldu?
Distribütörden akşam aldığımız bilgileri, sabah işleyip sipariş taleplerini oluşturup, ertesi gün sevk ediyoruz. Çok hızlı hareket etmemizi sağlıyor. Son bilgilere göre bütün işlemleri yapıp, ürünleri distribütöre ulaştırıyoruz. Dolayısıyla bir varsayıma göre sipariş üretmiyoruz. Doğru bilgilere göre karar veriyoruz. Lojistiğe de katkısı çok fazla. Sistem sayesinde önünüzü görebiliyorsunuz. Ne kadar kamyon, ne kadar ürün sevk edilmesi lazım önceden bilebiliyorsunuz.
Elde edilen verileri nasıl kullanıyorsunuz. Bilgiler şirkete ne katıyor?
Bilgiyi sadece raporlama ve analiz amaçlı değil, aynı zamanda tedarik zincirimizdeki kayıpları azaltmakta da kullanıyoruz. Toplanan satış ve stok bilgileri ile distribütörlerimize sipariş önerileri yaratıyor ve işleme koyuyoruz. Amaç, tedarik zincirinde stokları akıllı yöneterek tasarruf sağlamak ve bunu en verimli şekilde tüketicilerimize yansıtmak. Tüketicilerimiz bizim patronlarımız, onlara en iyi şekilde ulaşmak istiyoruz.
P&G bu sistem ile neler kazandı?
Bu projeden sadece P&G değil, distribütörlerimiz ve tüketicilerimiz de çok şey kazandılar. P&G'nin bilgiye daha çabuk erişmesi sonucu doğru karar alma ve hızlı hareket etme yeteneklerinin yanında operasyonel maliyetlerde tasarruf sağladık. Tüketicilerimiz ise bu işten en çok fayda sağlayan taraf oldular. Çok daha verimli ve az kayıpla çalışan bir tedarik zincirinden gelen ürünleri satın almaya başladılar.
Distribütörler bu proje ile büyük bir kültür değişimi yaşadılar. Projeyi sadece bilgi almak ve toplamak olarak değerlendirmedik. Distribütörlerimiz sistem altyapılarını sağlamlaştırdılar, organizasyonlarını geliştirdiler ve verimliliklerini arttırdılar. Dolayısıyla çok daha hızlı, doğru ve verimli çalışmaya başladılar.
Altyapılar kurulurken hangi çözümleri kullandınız?
Projenin çeşitli seviyelerinde Microsoft ürünlerini kullandık. Distribütörlerimizdeki altyapıda Office2000 kullandık, database olarak MS SQL Server'ı seçtik. Geliştirme araçları olarak ise ASP ve Visual Basic kullanıldı. Yenilik çalışmalarına devam ediyoruz bu çerçevede .Net Framework gibi yeni teknolojileri de değerlendiriyoruz. Microsoft ürünleri, P&G standart çözüm yelpazesinde ve kendi iç süreçlerimizde yaygın olarak kullanılıyor. Microsoft'un ürünleri birçok alanda P&G standardı. Dolayısıyla Microsoft bilgi birikimimiz ve tecrübelerimiz oldukça fazla. Projede Microsoft'u seçmemizdeki diğer faktör ise Microsoft ürünlerinin yaygın ve desteğinin geniş olmasıydı. Projenin çeşitli aşamalarında da Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri adlı firma ile çalıştık. Halen de çalışmaya devam ediyoruz.
Projeyi yurt dışına da açtınız? Bu açılım nasıl gelişti?
P&G yönetiminden ve distribütörlerden, projenin ise katkısı açısından çok olumlu geri dönüşler aldık. Bu nedenle projemizi yurt dışına da taşıdık. Bu, tüm ekip için çok heyecan verici bir gelişme oldu. CEEMEA (Orta ve Doğu Avrupa, Ortadoğu ve Afrika) Bölgesinde piyasa koşulları Türkiye ile benzer şartlar gösteriyor. Distribütörlük ağı oldukça yaygın ve gelişmiş. Proje Polonya ve Rusya gibi ülkelerin ilgisini çekti . Bu ülkeler ve CEEMEA Bölgesi için projeyi biraz daha geliştirdik ve farklı coğrafyalarda kullanılabilecek bir araç haline getirdik. Proje 1-2 ay içerisinde Polonya'da başlayacak. Sonra Rusya ve Romanya devreye girecekler. Projenin CEEMEA içinde stratejik görülmesi ve üzerinde yatırıma devam edilecek olması Türk proje ekibi olarak bizim için oldukça memnuniyet verici bir gelişme. Bu tür girişimlerimiz çeşitli diğer alanlarda da devam ediyor. P&G olarak Paylaş ve Uygula (Share and re-Appiy) yaklaşımına çok önem veriyoruz..
P&G bu yatırımlarla iş süreçlerinde nasıl değişimler yaşadı?
Bilgiler günlük elimize geliyor. Bu sayede kararları artık günlük alabiliyoruz. Topladığımız bu verileri raporlama araçları ile çeşitli analizlerde kullanıyoruz. Piyasadaki hareketleri daha hızlı algılıyor, daha çabuk karar veriyoruz. Yönetim kararlarının verildiği bir veri tabanı oluşuyor. Bu bilgiler, yönetimin vazgeçilmez kaynakları haline geldiler. Veri akışında problem yaşadığımızda bu bilginin ne kadar önemli olduğunu bir kere daha anlıyoruz. Ayrıca, topladığımız bilgileri operasyonel iş süreçlerinde de kullanıyoruz. Distribütör akşam ofisini kapattığında onun bilgilerini almış oluyoruz Satış ve stoklara göre sabah siparişler üretiliyor, bunlar sistemlere işleniyor ve sevk ediliyor. Bu da piyasadaki stoğun kontrol edilmesini doğru akışın sağlanmasını sağlıyor. Distribütörlerde ve tedarik zincirlerinin her halkasında stok seviyelerini oldukça düşük tutabiliyoruz. Stoklarınızı düşük tutmak maliyetinizi de etkiliyor. Distribütörün, parasını daha az bir stoğa bağlamasını sağlıyor. Bunlar, krizin atlatılmasında çok önemli faktörlerdi. Üretime kalkısı da unutmamak gerek. Stok akışınızı ve önünüzü görünce, buna göre üretim planınızı çok daha verimli yapabiliyorsunuz. Tahmin ve talepleriniz çok daha sağlıklı oluyor. Üretimdeki kayıplarınız ortadan kalkıyor. Ne fazla ne de az üretime gidiyorsunuz. Bunun da rakamsal olarak şirkete katkısı oldukça yüksek.
Teknoloji perakende sektöründe ne rol oynuyor? Neden teknoloji yatırımlarından kaçınılmamalı?
Perakende sektörü, çok hızlı gelişiyor, aynı zamanda çok dinamik bir sektör. Bu sektörde çok hızlı karar vermek zorundasınız. Piyasa koşulları anında değişebiliyor. Bu değişikliklere doğru ve çabuk karşılık vermek gerekiyor. Türkiye, krizler de atlayan bir ülke. Bu koşullarda, maliyetlerinizi de kontrol altında tutmanız lazım. Stoğunuzu iyi yönetmeniz, işinizi bilmeniz, kayıplarınızın az olmasına dikkat etmelisiniz. Distribütörlük aslında zor bir iş. Teknolojinin burada getirisi son derece önemli. Distribütörlerimiz çok ciddi rakamlarda fatura kesip sevkiyat yapıyorlar. Bunu da sistemsiz ve teknolojisiz yapmaları düşünülemez.
P&G için geliştirdiğiniz çözüm firmaya ne kattı?
Geliştirdiğimiz çözümle, P&G distribütörlerinde oluşan bilginin, merkez ofise toplanmasını ve bu bilgiden şirket için gerekli lojistik ve diğer stratejik kararların alınmasını sağlıyoruz. Bugün piyasayı sadece kendi satışlarınız olarak takip ederseniz, pazarda oluşan gerçek satışları göremezsiniz. Bu uygulama, firmaya merkezden pazarı doğru ve zamanında görme şansı veriyor. Normalde distribütöre satışınızı yaptığınızda, bu satış sizden yapılmış gözükür ama daha distribütörde gerçekleşmemiştir. Bu stokta kalan bir satış olabilir, hatta belli bir süre sonra iadesi bile gelebilir. Biz bir adım daha ileriye giderek, pazarı biraz daha anlamayı amaçladık. Pazarda meydana gelen değişiklikleri daha hızlı bir şekilde yakalamaya çalışıyoruz. Satış bilgisi ve lojistik kararı almak için, en önemli konulardan biri de sahadaki stoğun bilinmesidir. Distribütörlerinize ürünlerinizi satmış olabilirsiniz, ama onlar ürünlerinizi hala stokta tutuyor olabilir. Dolayısıyla, üretime ya da yurt dışından getiriyor ithalat yapıyorsanız sipariş vermeniz bu stokların daha da büyümesine neden olur. Hem paranızı hem de zamanınızı daha maliyetli kullanmanıza neden olacaktır. Kurduğumuz sistem, tüm bu süreçleri daha doğru yönetmeyi amaçlıyor.
CoreTech tarafından kurulan sistem nasıl çalışıyor?
Merkezde bir B2B sitesi var. Bu B2B sitesi Türkiye'de bulunan P&G distribütörlerindeki programlara bağlanıyor. Bu programlar şu an için bir ticari paket. Distribütörlerde programımız ticari pakete bağlanıyor. Sistem, distribütörün gerçekleştirdiği satış ve stok bilgilerini merkeze çekiyor. Bilgiler çekildikten sonra, değişik analizler yapmanızı sağlayacak raporlar üretiliyor.
Altyapıyı kurmadan önce işin ve teknolojinin analizini yaptık. Teknoloji olarak neye ihtiyaç duyduklarını, getirilmesi gereken standartları birlikte belirledik. Belli bir model çıkardık ve uygulamayı geliştirdik. Uygulama çalışır hale geldikten sonra testlerini yaptık. Şu anda P&G firması bütün bu işin operasyonunu da bize verdi. CoreTech'te bir yardım masası ekibi var. Bu ekip sürekli olarak sahadaki bilgilerin zamanlı ve doğru olarak gelmesini sağlamakla görevli.
Çözümü tasarlarken P&G'nin ne gibi ihtiyaçları olduğunu gördünüz?
Öncelikle pazarın trendlerini bir bilgisayar altyapısı ile takip etmek istiyorlardı. Geliştirdiğimiz çözümde distribütörlerde mevcut olan satış ve stok bilgilerini distribütördeki sistemde bir değişiklik gerektirmeden istenen veriyi almayı böylece bilginin otomatik olarak merkeze gelmesini sağlıyor. Microsoffun açık ve standart XML teknolojisi ile distribütörün kullandığı ticari program her ne olursa olsun burada mevcut olan çok kritik bilgileri merkezin kullanımına sunmuş olduk. Dolayısıyla pazarı daha çabuk ve daha doğru takip edebiliyorsunuz. En önemlisi bu motivasyon faktörüydü. Ayrıca tek basma merkez ofisin yararlanacağı bir iş uygulaması olamaz. Her katılan partinin bu işten fayda sağlaması gerekiyordu.
Kurulan altyapı bayilere ne fayda sağlıyor?
P&G kendi distribütörleri için ciddi anlamda, lojistik konusunda karar desteği sağlıyor. Pazarın trendlerine bakarak, pazarı analiz ederek önümüzdeki dönem satışlarının nasıl gerçekleşeceğini, ne kadar sipariş vermeleri gerektiğini bilebiliyorlar. P&G, kendi distribütörleri adına bu analizleri yapıyor ve bu bilgileri onlara açıyor. Distribütörlerin daha efektif ve etkin çalışmasını sağlıyor. |
Kaynak : Capital Aralık 2002 Yöneticinin e-iş rehberi
|