BÝLGÝYE KOLAY ULAÞIMLA GELEN SONSUZ DATA AKIÞI, YÖNETÝCÝLERÝN ÝÞÝNÝ KOLAYLAÞTIRACAÐINA ZORLAÞTIRIYOR VE YÖNETÝCÝLER RAPOR YIÐINLARININ ALTINDA EZÝLÝYOR. ÇÖZÜM MÜ? ELBETTE VAR. KARAR DESTEK SÝSTEMLERÝ...

Geçenlerde büyük bir þirketin üst düzey yöneticisi "artýk iyi yöneticilik önünüze yýðýlan raporlardan en doðru sonucu çýkarmak anlamýna geliyor" diye yakýnýyordu. Gerçekten de artýk þirketler elde ettikleri bilgiyi raporlandýrýp dosyalar halinde, üst yönetimin masasýna býrakýveriyor. Sonuç: Ýçinden çýkýlamayacak bir data yýðýný. Oysa doðru kararý en hýzlý þekilde almak, rekabetçi piyasa þartlarýnýn sertleþtiði günümüzde þirketler için hayati önem taþýyor. Her ne kadar risk alabilen yöneticiler þirketin cesur adýmlar atmasýnda gerekli ise de "Karar Destek Sistemleri" olarak adlandýrýlan sistemler sayesinde, bu adýmlar çok daha uzun ve yere basar nitelikte olabiliyor.

Son birkaç yýldýr adýndan sýkça bahsedilen "Karar Destek Sistemleri," özü itibariyle, bir þirketin tüm iþ süreçlerinde elde ettiði verilerin tek bir yerde toplanmasý ve istenildiðinde bilgi haline dönüþtürülebilmesi olarak tanýmlanýyor. "Veri ambarý uygulamalarý" olarak da adlandýrýlan bu sistemler sayesinde analiz yeteneði artan þirketler, çok daha hýzlý ve saðlýklý kararlar alabiliyor. Müþteri segmentasyonundan satýþ analizlerine, personel yönetiminden üretimin planlanmasýna dek bir þirket içindeki her türlü veriyi kapsayan karar destek sistemleri, özellikle geniþ bir tedarikçi aðý ile çalýþan þirketlerin vazgeçilmezlerinden biri olmaya aday. Karar destek sistemlerinin bileþenleri ise bir veri ambarý, OLAP sunucusu, veri madenciliði, analiz araçlarý ve analitik uygulamalar olarak sýralanýyor.

GELECEÐÝ GÖREBÝLMEK..
Karar destek sistemlerinin þirketlere saðladýðý en büyük fayda, þüphesiz ki þirketin o anki fotoðrafýný çekebilmek, verileri geçmiþle karþýlaþtýrabilmek ve nihayet isabetli bir karar alabilmek. Kendi içinde karar destek sisteminin baþarýyla uygulayan Þiþecam'ýn Enformasyon Teknolojisi Müdürü Þahin Soysal, sistemin faydasýný kendi uygulamalarýndan verdiði bir örnekle özetliyor: "Her yýl Eylül-Ekim aylarýnda, bir sonraki yýlýn bütçesini yaparýz. Bütçe çalýþmalarýnýn çeþitli fazlarýndan en önemlisi satýþ bütçemizdir. Bütçeyi yaparken geçmiþ verilere bakarýz fakat, geçmiþ yýllara çok farklý açýlardan bakmak gerekiyor. 'Hangi pazarda, hangi ürünler, ne zaman nasýl satýlmýþ?' gibi tüm parametreleri birbiriyle uyumlu bir þekilde eþleþtirip saðlýklý bir bütçe yapabilmek için çok yetenekli araçlara ihtiyacýnýz var. Ürün, pazar, çevre koþullarý, promosyonlar, tedarik planlarýnýn hepsini muhtelif senaryolarla iliþkilendirip optimize etmek gerekiyor. Bunu da ancak, bir OLAP aracýlýðýyla yapmanýz mümkün..."

Satýþ analizleri, personel yönetimi, trend analizleri, müþteri baðlýlýðý ölçümleri, gelecek tahminleri ve planlama bu sistemin artýlarýndan sadece birkaçý olarak sýralanabilir. Karar verme sürecini iþletme lehine önemli ölçüde kýsaltan bu sistemler, sadece yöneticiler için deðil, istediði bilgiyi anýnda sistemden çekebilen þirket çalýþanlarýn verimliliðinde de önemli bir rol oynuyor.

Ayrýca, sistemin kullanýlmaya baþlamasý ile bilgi iþlem bölümü üzerindeki rapor yükünün kalkacaðýna dikkat çeken CoreTech Genel Müdürü Namýk Kural, bu sayede zaman israfýnýn da en alt seviyeye çekileceðin! vurguluyor.

UZMAN OLMAYA GEREK YOK
Daha çok, departman yöneticileri, satýþ sorumlularý gibi þirket yöneticilerine yardýmcý olan karar destek sistemlerini kullanmak için uzman olmaya gerek yok. Kullanýcýlar sistem üzerinden esnek ve hýzlý cevaplara ulaþmak ya da raporlar üzerinden analiz yapabilmek için bilgi iþlem birimine ihtiyaç duymuyor. Çünkü sistem bilgisayardaki iþletim sistemi üzerinden istenilen bilgiyi, süzülmüþ halde kullanýcýya sunuyor. Yönetici konumundaki insanlarýn herhangi bir sorgulama dili bilmelerine gerek olmadýðýný ifade eden Namýk Kural, bunu saðlayan sistemin "OLAP sunucularý" olduðunu belirtiyor. Yatýrým maliyetleri konusunda ise "proje boyutuna göre fazlasýyla deðiþkenlik göstermektedir" diyen Kural, karar destek sistemlerinin maliyetlerinde belirleyici unsurun genellikle incelenecek verinin boyutu olduðunu belirtiyor. Veri boyutu büyüdükçe, donanýmýn iyileþtirilmesi ihtiyacý da büyüyor. Kullanýlacak iþletim sistemi, veri tabaný yönetim sistemi kullaným þekline baðlý olarak güvenlik uygulamalarý ve projenin zaman ve kaynak maliyeti ise yatýrým maliyetini etkileyen diðer önemli deðiþkenler olarak gösteriliyor.

BAÞARILI ÖRNEKLER...
Türkiye'de karar destek sistemlerini baþarýyla uygulayan þirketler içinde, Þiþecam - Paþabahçe Grubu, Microsoft, POAÞ, Turkcell ve bir kamu kuruluþu olan ÝSKÝ öne çýkýyor.

Üç milyon müþterisi olan ÝSKÝ, 2000 yýlýnda hýz verdiði teknoloji yatýrýmlarý ile OLAP projesini hayata geçirdi. E-devlet projeleri içinde de baþarýlarýyla adýndan söz ettiren ÝSKÝ, karar destek sistemleri ile barajlardaki doluluk oranlarýndan personel denetimine kadar, her türlü kaynaðýný anýnda görebilen, denetleyebilen ve analiz edebilen çevik bir yapýya kavuþtu. Benzer þekilde, satýþ odaklý bir þirket olan Microsoft'da satýþ yönetiminde karar destek çözümlerini baþarýyla uyguluyor. Tüm performans ölçümlerinin karar destek çözümüne dayandýrýldýðý Microsoft'ta çalýþanlar, kendi ihtiyaçlarý doðrultusunda, bu çözüm üzerinden hedeflerini takip edebiliyor. Sistem özetle; Windows 2000 ve XP platformalarý üzerinde çalýþan, Exchange Server ve Office Outlook üzerinde veriyi iþleyerek bilgi haline dönüþtürüyor. Bu sistemin üzerinde ise her türlü bilginin kaydedildiði MS Sales adý verilen veri ambarý bulunuyor. Burada satýþ rakamlarý, cirolar, ürün bilgileri, lisans adetleri, zamanlama, lokasyon bilgileri gibi her türlü veri toplanýyor. Microsoft'ta günlük bazda satýþlar ve satýþlarýn hangi müþteri grubuna ait olduðu görülebiliyor hatta finans sektörünün performansý takip edilebiliyor.

ÝLK ÞART, PROJEYE ÝNANMAK...
Günümüz rekabetçi ortamýnda þirketlere önemli bir avantajlar saðlayan karar destek sistemleri, bir iþletmenin tüm iþ süreçlerinde elde ettiði bilgiyi kapsamasý baðlamýnda, tek basma bir proje olmaktan uzak. "Bu türlü projelere, dört dörtlük kaynaklarla baþlamak pek mümkün deðil. Yani, OLAP için ayrý server, OLAP küpü için dünyanýn en iyilerinden alýnmýþ lisans, son kullanýcýlar için yeterli sayýda alýnmýþ raporlama aracý, baþýnýz sýkýþtýðýnda deneyimli ve bilgili danýþman, eðitilmiþ IT profesyoneli ve son kullanýcý, projeye inandýrýlmýþ yönetici ve örgüt kültürü" Paþabahçe - Þiþecam Grubu teknoloji Müdürü Þahin Soysal'a göre, sistemi hayata geçirmek için gerekli unsurlar.

Bu koþullar yerine getirilmeksizin giriþilen bir karar destek çözümüyle sonradan "baþbaþa kalma" ihtimalinin olduðunu belirten Soysal göre, "bu tür projelerde özellikle son kullanýcýlara iyi eðitim vermek, projeye inandýrmak, iþinin daha kolay yapýlabileceðini göstermek kýsaca yapamadýðýný yapabilir hale geleceðini kanýtlamak" gerekiyor. Microsoft yetkilileri ise benzer sistemleri uygulamak isteyen þirketlere önemle "saðlam bir altyapý" kullanmalarýný öneriyor.

Namýk Kural / CoreTech Genel Müdürü
"Bilginin evrimleþmesi, globalleþme ve artan rekabetle birlikte iþletme kararlarý çok daha karmaþýk bir hal aldý. Uygulamada iþletmelerin çoðu, büyük veri kaynaklarýný kullanarak elde ettikleri geniþ rapor döngülerinin neden olduðu yavaþ karar verme mekanizmalarý altýnda eziliyor. Organizasyonlarýn çoðu, daðýnýk durumdaki bilgi kaynaklarýndan yararlanma konuþanda ciddi sýkýntýlarla karþý karþýya. Ýþte bu noktada, karar destek sistemleri devreye giriyor. Bu bilgilerin tek bir havuzda toplanýp analiz edilebilmeþi, daha hýzlý ve doðru karar alma konuþunda firmalara önemli avantajlar getirecektir.

Bu hedefi gerçekleþtirebilmek içinse farklý bilgi kaynaklarýnýn entegrasyonu, konsolidasyonu, özetlenmesi ve analize hazýr hale getirilmesi gerekiyor. Karar destek sistemlerinde öncelikle, operasyonel sistemden alýnarak, raporlanmasý ve analizi istenilen verilerin transfer edildiði bir veri tabanýna, verinin periyodik olarak güncellenmesine olanak saðlayan programlanabilir transfer rutinlerine ve en önemlisi yöneticilerin herhangi bir sorgulama dili bilmelerine gerek býrakmayacak OLAP sunucularýna ve istemcilerine ihtiyaçlarý vardýr."

Kaynak : Power Ekonomi Dergisi Kasým'2002
EMEL COÞKUN
emel_coskun@hotmail .com